Czy monitoring komputerów pracowniczych jest legalny?

Tak, ale pod pewnymi warunkami.

Co muszę zrobić aby monitoring był legalny?

Kiedy w życie wchodziły przepisy tzw. RODO, w Polsce dokonano również zmian dostosowujących w Kodeksie Pracy. W ten sposób od maja 2018 roku doszły przepisy w art. 22 ze zn. 2 Kodeksu Pracy, które regulują co należy zrobić aby monitoring był legalny. Co to jest?

  1. określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu - albo w układzie zbiorowym pracy, albo w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu jeżeli pracodawca nie stosuje regulaminu lub układu zbiorowego
  2. poinformować pracowników nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem (w sposób zwyczajowo przyjęty)

Czy pracownik musi wyrazić zgodę?

Nie. Poinformowanie pracownika to czynność jednostronna. Musimy umieć udowodnić, że to zrobiliśmy, ale pracownik nie musi wyrażać zgody. Dlatego dobrym pomysłem jest rozesłanie maila do pracowników z informacjami o celach, zakresie i sposobie monitorowania. W ten sposób realizujemy oba obowiązki na raz (jeśli nie obowiązuje regulamin pracy ani układ zbiorowy).

Czy dotyczy to każdego monitoringu?

Generalnie tak. Kodeks pracy mówi o monitoringu tradycyjnym (rozumianym jako kamery) oraz o monitoringu poczty elektronicznej, ale w art. 22 zn. 3 § 4 podaje, że te same przepisy stosuje się do wszystkich form monitoringu jeżeli służą one zapewnieniu odpowiedniej organizacji pracy. PCLOGGER idealnie wpisuje się w tę definicję.

Czy dotyczy to wszystkich pracowników (umów zlecenie/dzieło)?

Przepisy dotyczą tylko pracowników na umowie o pracę. Dobrą praktyką będzie jednak stosowanie tych samych zasad do pracowników zatrudnianych w innych formach.

Czy są jakieś ograniczenia?

Tak. Żaden z monitoringów nie może naruszać dóbr osobistych ani tajemnicy korespondencji pracownika - czyli mówiąc prościej - nie możemy odczytywać prywatnych rozmów pracownika ani przeglądać jego prywatnych rzeczy.

Przykładowa treść do regulaminu pracy

  1. W celu zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych narzędzi pracy dopuszcza się stosowanie innych form monitoringu, określonych na podstawie art. 22 zn.3 § 4 Kodeksu Pracy.
  2. Określone w ust. 1 formy monitoringu mogą być stosowane w szczególności w celu:
    1. pozyskania wiedzy o obciążeniu pracą
    2. zapewnienia zgodnego z prawem i regulacjami wewnętrznymi wykorzystania narzędzi pracy
  3. Wskazane w ust. 1 inne formy monitoringu obejmują: wykorzystanie analityki logów aktywności z istniejących systemów wewnętrznych spółki oraz uruchomienie aplikacji zbierającej informacje o realizowanych aktywnościach i czasie ich trwania.
  4. Zakres stosowanych środków nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.
  5. Zebrane dane mogą być przetwarzane w całym okresie trwania stosunku pracy. Po zakończeniu stosunku pracy dane podlegają anonimizacji.
  6. Dostęp do przetworzonych informacji mają wyłącznie upoważnieni pracownicy/współpracownicy spółki. Pracownikowi przysługuje prawo wglądu do swoich danych.

Masz pytania? Napisz do nas w komentarzu - odpowiemy niezwłocznie

PCLOGGER to legalny program do monitorowania komputera. Aby przetestować wystarczy e-mail!

Wypróbuj za darmo!

Tagi: przepisy dotyczące monitoringu, legalność monitoringu komputera, monitorowanie komputera